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Mittwoch, 5. August 2020

Kritik schafft Frustration. Feedback eröffnet Perspektiven!

Ein kleines Entenküken quakt auf dem Teich. Die Mutter quakt zurück. Die anderen Küken quaken auch. Also wozu diese ganze Quakerei der Entenfamilie? Um Feedback zu bekommen. Das Küken quakt: „Hier bin ich.“ Die Entenmutter quakt: „Ich höre dich, du bist da und ich bin hier.“ Die anderen Küken quaken: „Du bist dort, wir hören dich und wir sind hier.“ Das quaken gibt allen Mitgliedern der Entenfamilie Orientierung darüber, wo sie schwimmen und wie sie in der Familie räumlich zueinander positioniert sind. Dadurch können sich die Küken innerhalb des sicheren Raumes in der Nähe ihrer Mutter aufhalten. Die Entenmutter hingegen hat die Gewissheit, dass keines der Küken sich zu weit entfernt und in Gefahr gerät. Fehlt das Quaken eines Kükens entsteht sofort großer Stress, bis hin zur Panik.

Sobald Lebewesen in sozialen Verbänden leben, brauchen sie Feedback und entwickeln eine eigene Feedbackkultur. Wir Menschen auch, nur vielleicht ein wenig komplexer als es Enten tun. Im Kern braucht jeder Mensch Rückmeldung von der Welt, damit er erkennt wer er ist und wo er steht.




Das Wort Feedback ist bereits so stark im Unternehmensalltag etabliert, dass es in der Regel überhaupt nicht mehr übersetzt wird. Die deutsche Übersetzung „Rückmeldung“ verdeutlicht worum es bei Feedbackgesprächen, bei unserer Feedbackkultur gehen sollte. Das Ziel ist es Rückmeldung über die Arbeitsweise, über den Ablauf bestimmter Projekte oder Aufgaben zu geben. 
Dabei sind sowohl positive, als auch negative Aspekte wichtig. Denn es sollte der Begriff Feedback auf keinen Fall ein Synonym werden für Krisengespräche. Wenn es uns gelingt sowohl positive als auch negative Elemente in eine Feedbackkultur einzupacken, kann Feedback die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens entscheidend beeinflussen. Zum einen erlaubt Feedback sich gegenseitig für die Arbeit zu loben und Anerkennung zu zeigen. Zum anderen können Sie durch konstruktive Kritik – also die andere Seite des Feedbacks – die Arbeitsweise einzelner Mitarbeiter oder Kolleginnen verbessern und sogar den Ehrgeiz, wenn Sie es besonders geschickt und wertschätzend zusammenbringen, des Feedbacknehmers anzustacheln. 

Die Betonung bei kritischem Feedback liegt auf KONSTRUKTIV. 

Denn gutes Feedback lässt den anderen nicht mit einem schlechten Gefühl zurück, sondern spornt den Anderen zu positiver Veränderung an und zeigt Möglichkeiten und neue Perspektiven auf. Wir müssen uns darüber bewusst sein: Negatives wahrzunehmen und Kritik zu äußern, darin sind wir wahre Meister. Das können wir zu jeder Zeit. Soziale Medien und die dort geführte Kommunikation verstärken dies noch deutlich. Wie schnell kritisieren wir einen anderen Menschen von dem wir nur ein Bild sehen und den wir überhaupt nicht kennen. Das wirkt sich dann auf der normalen Welt auch sehr negativ aus.
Positives, also Lob und Anerkennung, wird in unserer Alltagskommunikation nicht sehr großgeschrieben. Wir geben dieser Form der Kommunikation leider sehr wenig Raum. Dabei würden gerade solche Gespräche unheimlich dazu beitragen, dass unser Zusammenleben harmonischer und zufriedener ablaufen kann. Anerkennung zu bekommen ist für uns Menschen ein wichtiges Grundbedürfnis. Wer gelobt und anerkannt wird, ist eher bereit dem anderen etwas zu geben was dieser haben möchte. Es ist derjenige der gelobt wird auch eher dazu bereit nachzugeben, obwohl er vielleicht durchaus im Recht wäre, aber eben darauf nicht pochen muss, weil er Souveränität gewonnen hat, durch Lob und Anerkennung von anderen. 




Positive Anerkennungen und Lob spornen uns Menschen natürlich an noch mehr Leistungen zu erbringen. Wer gelobt wird, bemüht sich dem Lob gerecht zu werden und wir alle können das. Wir haben es nur verlernt. Wir können es bei unseren Kindern und Enkelkindern, bei unseren Nichten und Neffen. Da loben wir, was das Zeug hält. Warum? Weil wir genau das möchten. Diese heranwachsenden Menschen zu einer Leistung anzuspornen. Damit sie gehen lernen, reden lernen und ein wertvolles Mitglied unserer Gesellschaft werden. Sobald wir aber auf Erwachsene treffen ist Kritik die einzige Form die wir eigentlich abgeben möchten. Nach der Methode: „Nicht kritisiert wäre schon gelobt genug“.

Wir leben also zu einem Teil in einer Fehler- und Nörgelkultur. 

Das gilt sowohl im Arbeitsalltag, als leider auch im privaten Umfeld. Die Abwesenheit von Kritik ist Lob genug. Fragen Sie sich aber ab und zu einmal, wie sehen mich meine KollegInnen, meine Vorgesetzen und was denken sie über mich und mein Verhalten. Das ist durchaus eine schwierige Frage. Aber auch die Frage, was die Kunden von einem halten. 
  • Bekommen Sie, wenn Sie in Ihrem Umfeld danach fragen, wirklich offene, ehrliche Antworten? 
  • Gibt es in Ihrem Umfeld eine Kultur in der die Wahrheit, oder das was der Wahrheit am nächsten kommt, wirklich gesagt wird? 
  • Oder wird aus falsch verstandener Wertschätzung mit Kritik eher hinter dem Berg gehalten, weil es nicht gut ankommt?
Auch das kann sehr viel über Sie selbst aussagen. Denn wie ist es mit Ihnen selbst? Geben Sie jemand anderem eine offene ehrliche Antwort zu den oben genannten Fragen, wie jemand wirkt, wenn Sie mit dieser Person täglich zusammenarbeiten? Der vielleicht sogar Ihr Vorgesetzter oder Ihre Chefin ist, wo Sie vielleicht noch gar nicht so lange im Unternehmen sind? Ja, das sind schwierige Fragen. 

Gutes Feedback ist von Souveränität geprägt. 

Es sollte sachlich und objektiv sein. Das ist natürlich nicht immer leicht. Bleiben wir einmal bei sachlich. Sehr viele Themen die uns beschäftigen sind emotionale Themen. Wir regen und über Dinge auf die man sachlich gar nicht so zu fassen bekommt. Natürlich gibt es dahinter einen Sachverhalt aber viel leichter ist es doch emotional zu reagieren. „Du hast mich dreimal unterbrochen.“, „Immer unterbrichst du mich.“, „Ich komme überhaupt nicht zu Wort.“, „Nie kann ich meinen Satz fertig sprechen.“ - dahinter gibt es ein Sachthema, das vielleicht gar nicht so viel mit der anderen Person zu tun hat, aber das ist eine andere Geschichte. 

Sachlich bleiben ist nicht leicht. Objektiv bleiben schon gar nicht. 

Natürlich sind es immer subjektive Eindrücke die wir weitergeben, aber wir haben der Objektivität schon Tribut gezollt, wenn wir zumindest darauf hinweisen, dass es unser subjektiver Eindruck ist und nicht ein allgemein gültiges Gesetz, das wir dem anderen vielleicht an den Kopf werfen.
Also emotional geladene Ausbrüche können die Arbeitsbeziehung dauerhaft schädigen. Trotzdem geht es um Klarstellungen, wenn ein Fehler passiert ist. Das ist schon einmal nicht leicht. Nur den Fehler anzuprangern, das kann jeder. Das weiß auch die betroffene Person, dass hier etwas falsch gelaufen ist. Dafür braucht man kein Feedback. Also müssen wir ein bisschen mehr bieten.
Die erste Frage lautet: Warum ist ein Fehler passiert? Nun, das ist oftmals gar nicht so leicht. Wir müssen in der Kette ein paar Stufen nach hinten gehen um es zu analysieren. 
Damit kommen wir zur zweiten Frage: Wie hätten allfällige Fehlersituationen vermieden werden können? 

Vermeiden Sie es Ihren Ärger in einer spontanen, aufgeregten, emotionalen Aktion Luft zu geben. 

Nehmen Sie sich vielleicht auch ein paar Tage Zeit, natürlich nicht allzu lange aber zumindest einige Zeit, um dann in einem konstruktiven Gespräch sich auf Augenhöhe auszutauschen.
Der vierte Punkt: Wenn Sie einen solchen Gesprächstermin einberufen, dann müssen Sie sich auch darüber bewusst sein und sich darauf vorbereiten, dass auch Sie Rückmeldung erhalten und im Idealfall auch erbitten. In den seltensten Fällen liegt der Fehler ausschließlich auf einer Seite. 
Diese Vorgangsweise des Zuwartens, um Emotionen herauszunehmen, ist eine ganz wichtige Komponente des Feedback Gebens. Trotzdem sollte ein Termin natürlich zeitnahe geschehen. Es hat keinen Sinn Rabattmarken zu kleben und alle Fehler zu sammeln und dann in einem riesigen Schwall dem Gegenüber, oder vielleicht sogar dem ganzen Team, an den Kopf zu werfen.
Niemand kann sich mehr so richtig erinnern, niemand kennt mehr die Zusammenhänge und es bleibt ein leeres Getöse, dass man am besten über sich ergehen lässt und das wichtigste, es kommt zu keiner Veränderungsbereitschaft.

Also zeitnahe – sowohl Positives, als auch konstruktiv Negatives gilt es weiterzugeben. 

Natürlich muss es eine entsprechende Vorbereitung geben. Die Vorbereitung beginnt mit dem Sammeln von Informationen. Hier geht es darum den gesamten Sachverhalt für sich selbst zu erschließen. Nichts ist peinlicher für alle Beteiligten, wenn der Vorgesetzte oder die Chefin nur Teilinformationen als Grundlage einer konstruktiv gemeinten Kritik geben kann. Denn dann ist es keine konstruktive Kritik, weil viele Parameter nicht recherchiert wurden.
Das Gespräch selbst sollte man auch vorbereiten, denn es geht um etwas Wichtiges. Ich als Feedback-Geber gebe etwas Wertvolles. Eine Information zum Verhalten eines Menschen. Ein anderer Mensch bekommt etwas für ihn sehr Wichtiges, was nicht immer leicht zu verdauen ist und dementsprechend sollte ein Kritikgespräch, ein Feedbackgespräch aber auch eine Belobigung nicht so nebenbei geschehen. Es sollte vorbereitet sein und mit möglichst vielen Punkten unterstützt. 
Wenn Sie etwas zu kritisieren haben, dann beginnen Sie zum Beispiel bei einem neuen Softwarepaket: „Ich weiß, Sie haben sich in kürzester Zeit in unser neues SAP System eingearbeitet um die Aufgaben des erkrankten Kollegen zu übernehmen und ich weiß das sehr zu schätzen. Wir alle wissen, dass dieses Programm nicht ganz einfach zu bedienen ist und dass es gerade am Anfang einige Schwierigkeiten macht und es sind Ihnen halt einige Flüchtigkeitsfehler unterlaufen. Ich möchte Sie allerdings bitten beim nächsten Mal lieber ein zweites Mal zu kontrollieren oder einen Kollegen um Hilfe zu bitten. Damit wir keine fehlerhaften Dokumente an unsere Kunden schicken.“

Hier ist ein klarer Aufbau wichtig. 

Verständnis zeigen, den Sachverhalt auflegen und dann Raum für Veränderung zu geben in einem Ausmaß das für den Feedbackempfänger schaffbar ist.

Ein anderes positives Beispiel zur Unterstützung des Gesagten: „Ich hatte das Gefühl Sie hätten sich in dieser Situation über Unterstützung gefreut. Bitte sagen Sie beim nächsten Mal Bescheid, dann kann ich Ihnen Ihre Kollegin zur Seite stellen, die Ihnen einige Aufgaben abnehmen kann.“.

Hier wird auf sehr elegante Art und Weise aus der Vergangenheit kommend etwas aufgegriffen - „Sie hätten sich über Unterstützung gefreut.“ - und natürlich hätte man sich über Unterstützung gefreut. Das hat er nur zu dem Zeitpunkt, wo er sich gebraucht hat, noch nicht gewusst, da er ja noch nicht wusste, dass ihm ein Fehler unterlaufen wird. Natürlich wäre es schön, wenn man wie in einem Word Dokument ein paar Zeilen zurück gehen könnte, zu besagtem Fehler, und hier um Unterstützung fragen kann. 
Im zweiten Teil  - „sagen Sie mir beim nächsten Mal Bescheid…“ - hier wird die Grundlage für mögliche Verbesserung und eine Perspektive aufgezeigt. „Kommen Sie zu mir und sagen Sie mir Bescheid.“ – das ist eine gute Form des Feedbacks auch wenn ein Fehler passiert ist.
Es ist natürlich viel besser als „Ich kann nicht verstehen warum Sie diesen Fehler gemacht haben. Ich glaube Sie sind für diese Position überfordert.“ – das bringt niemanden weiter. Dass ein Fehler passiert ist, weiß er ohnehin. Die Angst für die Position nicht geeignet zu sein, schwingt immer ein klein wenig mit und wird hier nur verstärkt und der nächste Fehler passiert garantiert.

Ein wichtiger Punkt in der Feedbackkultur ist auf der Seite des Feedbackgebers immer auch Perspektiven zu schaffen. 

Sowohl im positiven, als auch im konstruktiv negativen Feedbackgespräch müssen Alternativen, Konsequenzen und Perspektiven aufgezeigt werden. 
Das ist im konstruktiven Feedbackgespräch unbedingt notwendig und auch relativ leicht, denn es bedarf ja nur den Hinweis auf mögliche andere Handlungsalternativen. Hier aufzeigen was die Mitarbeiterin, der Mitarbeiter in Zukunft besser machen kann. Wie könnte er anders reagieren, welche Formulierungen könnte er vermeiden, wo könnte er fokussierter arbeiten und wo sollte er/sie um Hilfe bitten.
Also eine große Bandbreite an Handlungsmöglichkeiten muss sich aus einem konstruktiven Feedbackgespräch ergeben, sonst war es letztendlich sinnlos. Denn wenn der Mitarbeiter, die Mitarbeiterin, von Ihnen als Feedbackgeber keine Handlungsalternative aufgezeigt oder zumindest in Aussicht gestellt bekommt, dann frage ich mich, wofür haben Sie konstruktive Kritik geübt und lassen dann den Mitarbeiter, die Mitarbeiterin, alleine im Regen stehen. Das bringt niemanden etwas. Auch nicht der Stimmung zwischen beiden. 
Das ist im Regelfall relativ leicht. Wenn Sie sich entsprechend auf das Gespräch vorbereitet haben und sich damit auseinandergesetzt haben, mit dem was Sie konstruktiv kritisieren möchten, dann kommen Sie automatisch auf die Situation wie Sie sie eigentlich haben möchten. Das auch noch gut verpackt in wertschätzende Worte und immer unter Bedachtnahme der Möglichkeiten Ihres Gegenübers. Sie können von einem Lehrling nicht erwarten, dass er perfekt in telefonischem Kundenumgang mit einer Reklamation umgeht. Von einem Key Account Manager müssen Sie das allerdings verlangen können und hier merken Sie schon, dass es von Person zu Person unterschiedliche Handlungsalternativen und Perspektiven für die Zukunft geben muss.

Überraschend schwieriger wird es bei positivem Feedback neue Perspektiven aufzuzeigen. 

Hier kann es Ihnen ohne weiteres passieren, dass Sie vielleicht mehrfach die eine Mitarbeiterin/den einen Mitarbeiter loben und dann kommt nichts. Denn die Erwartungshaltung eines Mitarbeiters, einer Mitarbeiterin ist, dass das positive Konsequenzen haben sollte. Wenn ich fünfmal gelobt werde, dann muss sich doch etwas tun. Vielleicht eine weitere Ausbildung finanziert bekommen, um mich noch besser zu etablieren. Dann wird mir vielleicht der nächste Karrieresprung in Aussicht gestellt. Ich bekomme vielleicht eine Gehaltserhöhung oder vielleicht zumindest eine Prämie. Also irgendetwas sollte passieren und das ist für viele Führungskräfte sehr schwierig, weil sie häufig darauf vergessen.
Sie sind schon froh darüber endlich einmal nicht Kritik zu üben, sondern loben zu können. Führungskräfte fühlen sich dann auch selbst um vieles besser, ein traumhafter Tag. Wenn es aber zu oft passiert, loben ganz ohne Konsequenzen dann wird es zu einer leeren Worthülse. Somit haben Führungskräfte in beiden Varianten immer den sicheren Ausweg, besser kein Feedback geben.
Ein kritisches Feedback ist immer mit Konflikten begleitet, man weiß nicht wie das Gespräch laufen wird und ein positiv lobendes Feedback kann man auch keine positiven Konsequenzen ableiten, man hat nichts im Körbchen was man dem Mitarbeiter geben könnte und der Mitarbeiter, die Mitarbeiterin wird dann auch nicht so zufrieden sein und deshalb lassen wir das lieber mit dem Feedback. Wir wissen aber, dass Feedback unbedingt notwendig ist. Jeder braucht Feedback und wie kann man also zu Feedback kommen, wie kann man danach fragen?

Trauen wir es uns danach zu fragen? 

Ja, zum Teil schon aber meist bei oberflächlichen Dingen. 

Wir erkunden uns ob das Outfit passt und die Frisur sitzt. Wir fragen ob das Auto das richtige ist und zeigen auch gerne die neue Wohnung und fragen ob sie den Besuchern gefällt. Aber seien wir ehrlich, so richtig ehrliche Antworten erwarten wir zum Beispiel bei der Wohnung nicht, denn wir könnten ja nichts ändern. Viel leichter wäre es beim Outfit, das könnten wir einfach umziehen gehen und sind dann für das nächste Event perfekt gestylt. 

Besonders wichtig wäre Feedback zu unserem eigenen Verhalten.

Wie oft möchten wir von jemand anderem wissen, wie unser Verhalten in einer bestimmten Situation wirkt. Wie unsere Art zu reden ankommt. Wie wir unter Stress reagieren und wie wir in Stresssituationen mit anderen kommunizieren. Wie gehen wir offen mit für ungünstigen Antworten um. Auch das ist ein interessantes Kapitel. Wie oft fragen wir nach Feedback?
Das lässt sich auch noch steigern für Führungskräfte – wie oft fragen Sie als Führungskraft Ihr Team nach Feedback und welchen Eindruck hat Ihr Team bei dieser Frage?
Hier muss man unterscheiden, wenn Sie das erste Mal fragen, werden Sie auf eine gewisse Reserviertheit stoßen. Denn jeder in Ihrem Team ist im ersten Moment verunsichert. Meint mein Chef, meine Chefin das ehrlich oder will er, sie nur gelobt werden? Wenn Sie ein Feedback regelmäßig einfordern und erbitten und Sie ehrlich und offen damit umgegangen sind. Wenn Sie auch Rückmeldung gegeben haben über etwaige Änderungen die aus dem Feedbackgespräch gekommen sind, dann können Sie immer besser ehrliches Feedback von Ihrem Team abholen.
Es ist wie bei der Entenfamilie. Es ist ganz wichtig. Denn durch das Quaken, in diesem Fall durch das Feedbackgeben, wissen Sie als Mutterente wo Ihr Küken gerade schwimmen und ob sie alle in sicherem Gewässer sind, oder ob sich schon der eine oder der andere innerlich verabschiedet hat. Sie wissen aber auch, und das geht über das Beispiel der Entenfamilie hinaus, wie Sie gesehen werden. Welche Stärken, Schwächen, Chancen und Potentiale Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihnen sehen. Das ist eine unheimlich wertvolle Fremdsicht, die Ihnen im beruflichen Kontext fast niemand sonst geben kann. Ihre Führungskraft sieht Sie sicher deutlich weniger häufig, als die Summe all Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie haben hier ein großes Potential, das auszuschöpfen sich leider zu viele Führungskräfte gar nicht trauen, weil sie Angst haben vor negativem Feedback. Das ist zum Teil natürlich berechtigt, denn wenn man selbst wie ein Elefant im Porzellanladen nur kritisiert und niemals lobt, dann darf man sich nicht wundern, wenn die eigenen Teammitglieder das auch so handhaben. Das ist dann sicher unangenehm aber ist im Kern nur ein Feedback auf Ihre Feedbackkultur.

Kritik auszuhalten will gelernt sein. 

An sich ist Kritik in Mode gekommen. Kritikfähigkeit muss heutzutage jeder Mensch einfach in seiner DNA verankert haben. Wer keine Kritik aushalten kann ist irgendwie von vorgestern und unheimlich anstrengend. Das sagt sich so leicht, aber Kritik will ganz einfach gelernt sein und es gibt einige Methoden wie man in einem Feedbackgespräch sowohl Kritik, als auch Lob, einheitlich und für einen selbst verdaubar aufnehmen kann.



Feedback erhalten ist auch nicht immer leicht.

Das Allerwichtigste ist einmal ausreden lassen und einfach nur zuhören. 

Als Feedbackempfänger müssen Sie nichts sagen, nein sie sollten sogar nichts sagen. Einfach nur zuhören. Auch nonverbale Kommunikation ist an dieser Stelle nicht angebracht. Lautes Ausatmen, Augen verdrehen, Hände verschränken – bleiben Sie besser in neutraler Position sitzen. Lassen Sie den anderen ausreden und warten Sie auch natürliche Pausen einfach ab, denn vielleicht kommt noch ein Nachsatz oder nach einem Luft holen wird Ihr Feedbackgeber, Ihre Feedbackgeberin noch mehr ins Detail gehen. 

Das Gehörte zusammenfasen.

Was Sie sehr wohl tun können ist, in regelmäßigen Abständen, möglichst neutral, ohne Antwort zu geben, ohne Rechtfertigungen auszusprechen in eigenen Worten nochmals zusammenfassen. Damit vermeiden Sie Missverständnisse. Sollte Ihnen etwas unklar sein, dann müssen Sie nachfragen. Nichts in unangenehmer als wenn am Ende des Feedbackgesprächs herauskommt, dass es eigentlich ein großes Missverständnis war. Der Anlassfall, über den die Feedbackgeberin gesprochen hat, war ein ganz anderer als Sie als Feedbackempfänger vielleicht geglaubt haben. Also lieber einmal mehr nachfragen.
Was Sie keinesfalls in einer Situation des Feedbackgesprächs machen sollte ist sich zu rechtfertigen. Sie bekommen ein Geschenk von der Feedbackgeberin. Das können Sie auspacken, müssen Sie aber nicht. Das können Sie nutzen um sich zu verändern, müssen Sie aber nicht. 

Vermeiden Sie Argumentation und Rechtfertigung.

Was Sie aber auf keinen Fall versuchen dürfen ist die Feedbackgeberin davon zu überzeugen, dass Ihre Sichtweise falsch ist und Ihre Rechtfertigung das einzig Richtige ist. Das führ nur zu einer unendlichen Diskussion und am Ende werden Sie nie wieder Feedback bekommen, weil Sie störrisch darauf reagieren. Sie müssen einfach nur schweigen und gegebenenfalls Verständnisfragen stellen und dann können Sie am Ende des Gesprächs entscheiden, was Sie mit dem Feedback machen. 

Sie entscheiden über die weiteren Schritte aus dem Feedback.

Sie werden vielleicht als Führungskraft Feedback von mehreren Personen bekommen. Von Vorgesetzten, von MitarbeiterInnen, vielleicht sogar von Kunden und Lieferanten oder von anderen KollegInnen als kollegiale Hilfestellung. Dann müssen Sie entscheiden, was Sie mit dem jeweiligen Feedback machen. Sie können nicht allen Menschen gerecht werden. Sie müssen hier Ihren eigenen Weg finden, ohne sich hierfür rechtfertigen zu müssen. Sie picken sich jene Rosinen aus dem Kuchen heraus, wo Sie sagen, dass das jene Veränderungsnotwendigkeiten sind, die Sie auch sehen und im Rahmen Ihrer Möglichkeiten sind. 
Darüber können Sie dann auch dem Feedbackgeber, der Feedbackgeberin, eine kurze Rückmeldung geben, oder in einem weiteren Gespräch die Situation nochmals aus Ihrer Sicht analysieren, wiederum ohne Rechtfertigung. „Vielen Dank für dieses Feedback, ich habe mir gerne folgende Punkte herausgepickt. Das sind jene Punkte an denen ich arbeiten möchte. Ich würde mich auch zukünftig darüber freuen dazu von Ihnen Feedback zu bekommen.“ - damit wird der Loop geschlossen. Damit bleiben Sie in diesem Kreislauf des Feedback Nehmen und Feedback Gebens drinnen.
Zu guter Letzt geht es natürlich darum, die eigene Feedbackkompetenz zu stärken. Üben Sie herauszuarbeiten was Ihre Kollegin, Ihr Kollege besonders gut macht. Üben Sie zu loben. Üben Sie sich zu bedanken. Versuchen Sie in Ihrem Unternehmen, in Ihrer Abteilung, in Ihrem Team eine Feedbackkultur zu etablieren, die auch das Positive sieht und benennt.

Feedbackkultur ist ein Prozess!

Sie werden nach einiger Zeit erkennen, dass der eine oder die andere auf diesen Zug gerne aufspringt und ebenfalls beginnt zu loben, sich zu bedanken und positives Feedback zu geben. Dann haben Sie Gewaltiges bewegt. Sie haben die Feedbackkultur auf eine neue Ebene gebracht. Auf das was Sie jeden Tag machen und dann werden Ihnen auch die Feedbackgespräche, die Sie vielleicht auch mit etwas Kritik spicken müssen, um einiges leichter fallen. Sie haben nämlich bereits eine aktive, lebende Feedbackkultur in Ihrem Team etabliert.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen gutes Gelingen. Zur Unterstützung können Sie auch mein Magazin downloaden, oder die Lernkarten, die Sie auf Ihrem Smartphone jederzeit griffbereit haben, herunterladen. 

Viel Vergnügen, alles Gute und natürlich freue auch ich mich auf Feedback zu diesem Podcast.





Michael Holub
Folgende Inhalte können Sie als Download von mir anfordern:

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Ich bitte um Verständnis, dass anonyme "Unterlagensammler" von mir abschlägig beantwortet werden. Die Angabe einer Telefonnummer kann die Kontaktaufnahme deutlich erleichtern. Unterlagen über die Modulinhalte dürfen für die eigene Nutzung verwendet werden. Alle Rechte (insbesondere Urheberrechte) an den Unterlagen sind zu beachten. Manche der Unterlagen sind an die Teilnahme in meinen Kursen geknüpft.







Dienstag, 14. Januar 2020

Jahresgespräch: Motivierende Grundlage?

Mindestens zweimal jährlich. 

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Die Wüste Gobi, Trockenheit, Dürre, Sand soweit das Auge reicht, vereinzelt karge Bäume die seit Jahren nach Regen lechzen. Wasser als wichtigste Ressource um Bäumen das Überleben zu sichern, um zu wachsen und Stärke auszubilden. Doch die Natur hält ihnen das Wasser vor – Trockenperiode – die Bäume sterben langsam ab.
Um es gleich auf den Punkt zu bringen – ohne Rückmeldung, ohne Feedback vertrocknen wir Menschen wie die Bäume ohne Wasser. Mindestens zwei Mal im Jahr sollte es regnen, bei den Jahresgesprächen und den Halbjahresgesprächen.



Das Jahresgespräch ist nicht bei jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter wirklich beliebt. Man muss dazu sagen, auch manche Führungskraft hat das ein oder andere Problem oder Thema damit.



Was ist ein Jahresgespräch überhaupt?

Ein Jahresgespräch ist eine Form der Wertschätzung und zwar von beiden Seiten. Von Seiten des Vorgesetzten und von Seiten des Mitarbeiters, der Mitarbeiterin. Beide nehmen sich Zeit und zwar nicht nur die Zeit die sie gemeinsam verbringen, sondern auch die Zeit die sie für die Vorbereitung benötigen.

Die Vorbereitung läuft eigentlich das ganze Jahr. 

Insbesondere als Führungskraft muss man sich während des Jahres Aufzeichnungen machen. Ansonsten funktioniert das Jahresgespräch im Regelfall nicht, zumindest nicht gut, weil was passiert dann? Man führt das Jahresgespräch im Jänner des Folgejahres, dann wird man den Herbst noch im Kopf haben – was hat es da gegeben, was ist besonders gut und was ist weniger gut gelaufen – aber alles was Jänner, Februar, März, April im Vorjahr war ist eigentlich schon verschwunden und das ist schade. Denn in manchen Branchen, in manchen Bereichen und bei manchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern spielt gerade in dieser Zeit die Musik. Also liegt die Wertschätzung in der Vorbereitung.

Und genau mit dieser Vorbereitung möchte ich mich aus Sicht der Führungskraft beschäftigen.

Als Erstes empfehle ich sich mit der Mitarbeiterstruktur näher zu beschäftigen. Und hier gibt es immer zwei Kriterien die wir als Führungskraft gerne anwenden. Auf der einen Seite ist das die Leistung/die Performance der Mitarbeiterin, des Mitarbeiters. Die andere Seite, das vergessen wir manchmal, ist genauso wichtig: wie selbständig arbeitet der Mitarbeiter, die Mitarbeiterin.
Es macht nämlich einen großen Unterschied ob jemand seine Performance erbringt ohne viele Rückfragen und permanenten im Zimmer stehen, sondern selbständig vor sich hinarbeitend und Monat für Monat seine Ziele erreicht. Das sind die sogenannten Leistungsträger. Die fallen manchmal gar nicht so stark auf, weil sie eben selbständig arbeiten. Das ist die Buchhalterin die jeden Monat perfekt arbeitet, ohne Fehler und sie hat auch keine Fragen, weil sie kennt sich aus. Das ist aber auch der Verkaufsleiter, der sein Team im Griff hat und jede Aktivität, jede Aktion, jede Preiserhöhung problemlos am Markt umsetzen kann. Natürlich nicht problemlos aber die Probleme kommen nicht bis zu Ihnen als Führungskraft.

Genau das sind die Leistungsträger.




Und in diesem Geviert, das man sich vorstellen kann aus Performance und Selbständigkeit, gibt es auch jene die sehr wohl Leistungen erbringen, aber noch Unterstützung benötigen.
Das sind zwei Gruppen: zum einen neue Mitarbeiterinnen, neue Mitarbeiter, die brauchen zumindest in der ersten Zeit Ihre Unterstützung. Zum anderen Lehrlinge und Auszubildende, auch die brauchen Ihre Unterstützung, aber eben nicht ewig.
Auch ein neuer Mitarbeiter muss dann den Sprung hin zum selbständigen arbeiten schaffen. Sonst bleibt er dort hängen.
Diese Mitarbeiter sind sehr auffällig und auch in der Bonusberechnung ist man manchmal gewillt zu sagen: „Naja, dem habe ich ja geholfen. Da habe ich als Führungskraft einen Beitrag geleistet, dass er so erfolgreich war.“ und dann aber Achtung: sehen wir dessen Leistung manchmal höher eingestuft als die eigentlich viel bessere Leistung des sogenannten Leistungsträgers, der in Ruhe und Gelassenheit, ohne Rückfragen, auch seine Ziele erreicht hat. Der eben nicht oft genug bei uns im Zimmer gestanden ist.
Diese Mitarbeiterinnen, diese Mitarbeiter erfüllen zumindest einmal die Leistung. Die einen ohne Unterstützung, die anderen mit Unterstützung.

Gäste in Ihrem Unternehmen.

Dann gibt es auch noch jene, die zwar nie Unterstützung brauchen, aber auch ihre Ziele nicht erreichen. Das sind Gäste in Ihrem Unternehmen. Sie wissen zwar nicht warum sie da sind, aber sie kommen jeden Tag. Sie erbringen aber ihre Leistung nicht. Sie fragen aber auch nicht viel. Sie werden aber auch nicht lästig Sie schwimmen sozusagen mit und freut sich, dass sie den Teamanteil ihrer Boni trotzdem erhalten.

Verhindern Sie den Befall mit Parasiten!

Die vierte Gruppe, das ist das beschwerliche und fast schon parasitäre Verhalten. Das sind jene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die die Leistung nicht erbringen und trotzdem dauernd mit Fragen, Rückfragen, Entscheidungsdelegationen bei Ihnen stehen und von Ihnen Unterstützung benötigen. Dort müssen Sie schwierige Entscheidung treffen: kann noch einmal der Prozess der Verbesserung eingeleitet werden oder muss dieser Mitarbeiter, diese Mitarbeiterin dem Arbeitsmarkt zur Verfügung gestellt werden.

Wer ist unter den Leistungsträgern der Spitzenreiter und warum?

Das ist eine wichtige Vorbereitung insgesamt, dass Sie Ihre MitarbeiterInnen entsprechend einschätzen und durchaus auch ein grafisches Bild machen. Wer ist unter den Leistungsträgern der Spitzenreiter und warum. Damit sehen Sie auch sofort die Entwicklungspotentiale. Jene die noch Unterstützung brauchen, aber durchaus schon ihre Leistung erbringen, in Richtung Selbständigkeit zu führen. Jene die schon selbständig arbeiten, aber die Leistung noch nicht ganz stimmt, in Richtung mehr Leistungsbereitschaft führen und über die vierte Gruppe und deren Optionen haben wir schon gesprochen.

Wenn Sie das für sich vorbereitet haben, dann ist der nächste Schritt in der Vorbereitung ein sehr einfacher.

Es sollte das Jahresgespräch nicht nur verbal und in Stichworten abgehalten werden, sondern auch in Form einer Grafik. Hier habe ich zwei Grafiken für Sie mitgebracht. Eines ist wieder eine Vier-Quadranten-Grafik, wo es zwei Elemente gibt die Ihnen besonders wichtig sind.

Ich habe hier „Qualität der Arbeit“ und „Geschwindigkeit“ gewählt. 

In unserer Welt, die sich immer schneller zu drehen scheint, ist die Geschwindigkeit – wie schnell wird etwas erledigt – ein Thema.
Diese Geschwindigkeit geht oftmals Hand in Hand mit Qualität oder eben nicht so guter Qualität. Somit können Sie hier Ihren Mitarbeiter, Ihre Mitarbeiterin bitten sich selbst in diesen Quadranten zu positionieren. Wo glaubt der Mitarbeiter wo er sich selbst befindet und Sie selbst haben sich natürlich auch eine Meinung gebildet und damit haben Sie eine sehr gute Gesprächsgrundlage.



Sie können darüber diskutieren wie sie von A nach B kommen. Sehr oft ist die eigene Einschätzung des Mitarbeiters nicht der Ist-Zustand sondern wie er gerne sein möchte, aber noch nicht ganz dort ist.

Ähnlich gelagert ist es mit Einschätzungsfragen. 

Auf einer Skala von eins bis zehn oder von null bis hundert Prozent, wieviel haben Sie schon erreicht zum Beispiel beim Thema „Kundenzufriedenheit“, beim Thema „Neukundenakquisition“ oder beim Thema „Prozesssicherheit“.



Es gibt hier sehr viele Themen immer ist nicht das Kernelement, dass Sie als Führungskraft Recht haben wollen, sondern dass Sie wirklich ergründen, wo sieht sich Ihre Mitarbeiterin, Ihr Mitarbeiter und das ist die Grundlage des Gesprächs. Damit wird es für jeden aus Ihrem Team ein interessantes und wertschätzendes Gespräch, das auch abwechslungsreich gestaltet werden kann, und am Ende wird für jeden einsichtig wohin die Reise gehen soll. Das ist der wesentliche Punkt eines jeden Jahresgespräches.

Kein Jahresgespräch gleicht dem anderen.

Nach einer guten Vorbereitung kommt dann der Tag an dem die Jahresgespräche beginnen und eines kann man gleich festhalten: Kein Jahresgespräch gleicht dem anderen. Es gibt kein fixes Schema nach dem man vorgehen kann, auch wenn das Formular vielleicht eine gewisse Struktur gibt. Man muss als Führungskraft flexibel reagieren. Trotzdem gibt es ein paar Eckpunkte auf die man aufpassen kann.

Die Woche der Jahresgespräche.

Das Erste ist einmal die Vorbereitung, nämlich die Terminsetzung. Hier empfehle ich immer mit dem Team für Transparenz zu sorgen. Das heißt es sollte jedes Teammitglied wissen, dass jetzt in dieser Woche die Jahresgespräche stattfinden und zwar mit jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin. Sie haben wahrscheinlich in Ihrem Kalender 2 Stunden reserviert. Ich sage bewusst zwei Stunden, damit Sie auch gleich eine gewisse Reserve einbauen. Zwischen 60 - 90 Minuten wird das Gespräch an sich dauern und durch die Reserve kann es zu keinen Überschneidungen kommen. Daher zwei Stunden pro Mitarbeiter. Wenn Sie jetzt natürlich 10 Mitarbeiter haben, dann sind das gleich 20 Stunden. Das heißt circa 40 % Ihrer Arbeitswoche sind damit belegt.
Die Termine werden ausgeschickt, gleich mit dem Formular der Personalabteilung, die Zielsetzung wird nochmals angeführt und der Termin steht fest mit der Bitte einer entsprechenden Vorbereitung.

Atmosphäre schaffen.

Das Mitarbeitergespräch zu eröffnen heißt immer, und damit sind wir beim zweiten Punkt, eine halbwegs angenehme Atmosphäre zu schaffen und nicht gleich mit der Tür ins Haus fallen. Die Mitarbeiterin, den Mitarbeiter dort abzuholen wo er/sie sich gerade befindet, nämlich meistens in einer gewissen Anspannung. Hier etwas Druck aus dem Kessel heraus nehmen, egal was Sie sich beim Mitarbeitergespräch vorgenommen haben. Die Erstinformation kommt immer vom Mitarbeiter, von der Mitarbeiterin selbst – nämlich die Selbsteinschätzung. Das kann anhand des Formulars der Personalabteilung sein, wo man Punkt für Punkt durchgehen, oder es kann aufgrund Ihrer eigenen Vorbereitung sein mit eigenen Schautafeln zur Selbsteinschätzung um dann ins Gespräch einzusteigen.

Zuhören oder Reden?

Wichtig ist es auch, dass das Mitglied Ihres Teams den höheren Redeanteil hat. 60 Prozent sollte der Mitarbeiter reden und 40 Prozent die Führungskraft. Viele Führungskräfte schaffen es dann ohnehin nicht. Dann wird es am Ende vielleicht 50:50 und auch das ist in Ordnung. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter Redeanteil und machen Sie auch Pausen des Nachdenkens und lassen Sie dem Mitarbeiter Zeit.

Abschlus finden.

Damit kommen wir auch schon zum vierten Punkt: dem Abschluss des Gesprächs.
Der Abschluss sollte auch eine Dokumentation beinhalten. Ich habe es immer so gehandhabt, dass wir die Dokumentation handschriftlich gemeinsam erstellt haben. Die Ausformulierung in Form eines Word Dokuments oder des vorgegebenen Formulars dann von der Mitarbeiterin vom Mitarbeiter selbständig durchgeführt wird. Das hat den großen Vorteil, dass nochmals von meiner Seite – der Seite der Führungskraft – überprüft werden konnte, ob wir ein gemeinsames Verständnis haben. Denn erst in der Ausformulierung erkenne ich, ob ich mich vielleicht missverständlich ausgedrückt habe und muss ich in einem Nachfolgegespräch vielleicht noch etwas nachschärfen. Natürlich sind auch Vereinbarungen notwendig. Nach der SMARTen-Zieldefinition vielleicht das ein oder andere Mal auch durchzuführen.

Ihre Reflektion über das Mitarbeitergespräch. 

http://www.holub.or.at/toolbox/26a-jahresgespraech-mehr-wirksamkeit-und-weniger-stress-michael-holub.htm
Sie sollten sich schon ein paar Minuten Zeit nehmen darüber nachzudenken wie das Gespräch gelaufen ist und ob Sie selbst mit dem Gespräch zufrieden sind.
Weiters müssen die vereinbarten Maßnahmen zur Umsetzung gebracht werden und auch gewisse formale Kriterien sind zu erfüllen. Wie zum Beispiel das Weiterleiten des Gesprächsprotokolls an die Personalabteilung.

Das ist ein grober Raster aus fünf Punkten der sehr leicht einzuhalten ist, aber man sollte keinen überspringen. 

Nur dann wird es ein angenehmes Gespräch und Sie genauso wie Ihre Mitarbeiter werden sich auf den nächsten Termin beim Halbjahresgespräch mehr darauf freuen und vielleicht mit noch mehr Engagement in das Gespräch hinein gehen:

Die schlimmsten Fehler eines Jahresgesprächs an. 

Aus Fehlern kann man ja viel lernen. Manche Fehler haben wir vielleicht selbst schon gemacht und bei manchen sind wir froh, wenn sie uns nicht treffen.

Ohne Struktur.

Nun der größte Fehler ist ohne System und ohne Vorbereitung in das Gespräch zu gehen. Dann wird das ein chaotisches Gespräch, das kaum Wertschätzung darstellt. Das ist ein Geplauder, das niemanden weiterbringt. Ohne Struktur und ohne Vorbereitung den Termin bitte unbedingt verschieben. Mindestens um 14 Tage, denn solange werden Sie für die Vorbereitung brauchen.

Emotionen.

Der zweite Punkt der sehr negativ aufstößt und sehr lange in Erinnerung bleibt sind Emotionen. Emotionen haben in einem Mitarbeitergespräch von beiden Seiten aus nichts verloren, aber natürlich ist hier die Führungskraft deutlich mehr gefordert als der Mitarbeiter, als die Mitarbeiterin. Die Führungskraft ist verantwortlich für die Gesprächsführung.

Unpräzise Kritik.

Ein dritter Punkt, der sehr oft genannt wird, ist unsachliche und ungenaue Kritik, also Verallgemeinerungen an denen man nichts festmachen kann. „Sie sollten schneller arbeiten!“, „Sie sollten mehr auf Qualität wertlegen!“ aber was genau ist hier gemeint? An welcher Tatsache wird das festgemacht oder ist das nur etwas vom Hörensagen?

Im "Aquarium".

Ein weiterer Punkt betrifft Großkonzernen, wo es üblich geworden ist Glasbesprechungsräume zu haben und man immer hineinblicken kann, führen Sie in so einem Raum keine Jahresgespräche. Das gesamte Team weiß es dann und die MitarbeiterInnen laufen daran vorbei und schauen neugierig hinein. Suchen Sie einen anderen Meeting-Raum auf. Zumindest in einem ganz anderen Bereich, sollte es bei Ihnen nur mehr Glasbesprechungsräume geben, denn das Gespräch ist sonst emotional belastet. Man merkt das anfänglich gar nicht, wie ein Lärmpegel, wenn Sie das Summen vom Computer hören, das merken Sie während des Tages gar nicht, aber wenn Sie ihn am Abend abdrehen, dann fällt Ihnen auf wie leise es plötzlich ist. Genauso ist es, wenn Sie in einem verglasten Besprechungsraum das Mitarbeitergespräch führen.

Keine Zeit.

Mindestens genauso nervös macht jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin Mangel an Zeit. Wenn man schon merkt, dass die Führungskraft nebenbei verstohlen auf die Uhr blickt oder gar aufs Smartphone und Kurznachrichten beantwortet, oder sich gar entschuldigt: „Das muss ich kurz lesen, das ist wichtig!“. Was heißt denn dann so eine Aussage? Das bedeutet nämlich, dass das Gespräch mit meinem Gegenüber nicht wichtig ist, weil etwas Anderes ist mir wichtiger. Das geht überhaupt nicht.

Ohne Konsequenzen.

Der letzte Fehler ist keine ergebnisorientierte Nachbearbeitung. Das ist ein sehr schwieriger Punkt. Nun haben wir das Jahresgespräch geführt, haben diskutiert und sind zu Ergebnissen und Zielsetzungen gekommen, wir sind zu Vorgaben gekommen, was wir im neuen Jahr besser machen wollen, und dann wird selbiges nie wieder angesprochen. Was lerne ich hier als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin? Es war nicht wichtig. Es ist also vollkommen egal was ich im nächsten Jahr als Ergebnis aus dem Jahresgespräch mitbekomme. Das steht nur auf einem Blatt Papier und Papier ist geduldig. Das wäre schade.

Also auch diese fünf Fehler sollten Sie nicht machen.

Bei aller Liebe zu den Jahresgesprächen und der Notwendigkeit diese zu führen und auch bei aller Liebe zur kleinen Schwester dem Halbjahresgespräch, diese Jahresgespräche stellen einen Rekord auf. Nämlich den Rekord der Zeitverzögerung.

Ein kleines Beispiel

Angenommen Sie kochen täglich für Ihre Familie. Wann wollen Sie hören ob die Gerichte schmecken? Etwa schon beim Essen, oder nach dem Prinzip des Jahresgesprächs erst 365 Tage später? Falls Ihre Familie dann kritisiert würden Sie mit Recht fragen: „Warum nicht früher, dann hätte ich etwas ändern können?“ und wenn Ihre Familie Sie lobt werden Sie vielleicht denken „Wenn sie das ernst meinen, dann hätten sie es schon längst sagen können.“.

Und dasselbe gilt auch für das Feedback. 

Keine Führungskraft ist davon entbunden Feedback unmittelbar, am besten täglich bei herausragenden Leistungen, aber auch bei Lücken die nachhaltig auffallen, zu geben. Das Jahresgespräch ist dann die Zusammenfassung.

Damit wünsche ich Ihnen alles Gute für Ihre Jahresgespräche. Eine gute Vorbereitung und ein gutes Gelingen. Es ist ein wesentlicher Baustein auch für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.






Michael Holub
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