Wichtig oder wieder nur dringend?

Eine Studie aus der Jahr 2014 der OECD zeigt die Verknüpfung von Arbeitszeit und Produktivität. Das heißt wie viele unserer Arbeitsstunden sind wir produktiv. Und das Ergebnis ist ein bisschen überraschend, zumindest je mehr man darüber nachdenkt desto klarer wird es.
Ein durchschnittlicher Angestellter ist ca. 4 Stunden pro Tag produktiv, ein Selbstständiger immerhin 6 Stunden. Jetzt könnte ich mir selbst auf die Schulter klopfen und mir sagen „Siehst du, als Selbständiger bist du schon zwei Stunden länger produktiv.“.
Das ist aber nicht das Thema von heute. Das Thema von heute ist, dass es in unserer schnelllebigen Zeit oftmals sehr schwierig ist den Fokus zu behalten. Weil wir von so vielen Dingen abgelenkt werden. Und deshalb ist es so wichtig oder wäre es so wichtig zwischen Aufgaben zu unterscheiden die dringend sind und solchen die wirklich wichtig sind.
In diesem Zusammenhang dürfen wir uns allerdings nichts vor machen, weil den größten Stress haben wir nicht dadurch, dass wir die Kleinigkeiten, die täglichen Aufgaben falsch beurteilen. Entscheidend ist oftmals, dass wir nicht ständig den Prioritäten des Alltags die Prioritäten des Lebens versäumen sollten. Die Sehnsucht nach Familie, Gesundheit und Lebensglück verträgt sich halt manchmal nicht mit den scheinbar dringenden Anforderungen der eigenen Karriere.

Und damit herzlich willkommen in der Welt von mehr Wirksamkeit und weniger Stress. Herzlich willkommen in der Welt von Michael Holub. Sie hören einen Podcast zur Fragestellung „Ist es wichtig oder wieder nur dringend? Betrachtungen zur Eisenhower-Methode.“

In der sogenannten Rushhour des Lebens so zwischen 30 und 50 Jahren, meistens fällt hier die Gründung der Familie, ein eigenes Heim wird vielleicht angeschafft oder gebaut, und gleichzeitig soll der Aufstieg auf der Karriereleiter bewältigt werden, zusammen. Ja in dieser Phase geraten die privaten und beruflichen Anforderungen meist aus der Balance.

Auch mir ist es so ergangen. 

Ich war beruflich sehr eingespannt, das hat mir auch sehr viel Spaß gemacht. Und ich habe die ersten Lebensjahre unserer Kinder nur am Rande miterlebt. Im Nachhinein nützt es aber gar nichts sich zu beklagen. In dieser Phase ist mir aufgefallen, dass es zu meist die dringenden Dinge sind um die ich mich zu kümmern habe. Und diese Dringlichkeit wird noch dazu von anderen Personen vorgegeben. Ein Vorgesetzter von mir hat mich dann auf die Eisenhower-Methode, auf das Zeitmanagement in den vier Quadranten aufmerksam gemacht. Diese vier Quadranten haben mich seit diesen frühen Tagen begleitet und sie helfen mir auch heute noch das Dringende, das Wichtige, das Wichtige und das Dringende zu unterscheiden.

Die Eisenhower-Methode besteht aus vier Quadranten. Mit den beiden Ausprägungen, es kann etwas dringend oder eben nicht dringend, es kann etwas wichtig oder eben unwichtig sein. Und diese Kombinationen gehen wir jetzt Stück für Stück durch.

Das erste ist gleich der Quadrant des Notfalls. 

Das heißt wenn etwas dringend und wichtig ist. Was können wir uns hier vorstellen? Alle Krisen und Probleme, und zwar wirklich große Probleme, zum Beispiel Eskalationen beim Kunden, ein Einbrecher hat ihre Wohnung heimgesucht, ein Wasserschaden im Haus, ein Anruf aus der Schule – Sie mögen bitte Ihren Sohn oder Ihre Tochter abholen, weil er oder sie sich total daneben benommen hat.

Das sind die Notfälle des Lebens. Erster Hinweis gleich: die sollten Sie nicht planen. 

Ich nehmen auch nicht an, dass Sie das planen. Sie planen wahrscheinlich keinen Wasserschaden in Ihrem Haus. Das heißt das kommt auf Sie zu. Sie können nur zwei Dinge für die Notfälle machen. Zum einen Ressourcen bereithalten. Ressourcen zumeist in den beiden Ausprägungen Zeit und/oder Geld.
Das heißt wenn Sie schon auf letzter Rille durchs Leben Eilen, also auch keine Zeitressource mehr haben, wo Sie sagen ich könnte noch eine Stunde da und dort dafür reservieren, dann kann ein Notfall Sie aus der Bahn werfen. Dasselbe gilt natürlich leider auch bei finanziellen Situationen, wenn der Notfall eintritt und Sie vielleicht beide, Ihr Lebenspartner Ihre Frau, Ihr Mann und Sie gemeinsam gekündigt werden, oder die Firma Konkurs anmeldet, dann haben Sie einen Notfall. Und die Vorbereitung für den Notfall wäre es Ressourcen zu schaffen.
Bitte planen Sie niemals, auch wenn das von manchen empfohlen wird, auch nur einen Punkt im Quadranten des Notfalls ein. Notfälle kommen auf Sie zu, die sollten Sie niemals planen.

Quadrant der Qualität

Somit kommen wir zum wichtigsten Quadranten den Sie planen können. Das ist der zweite Quadrant und da kommt es auf jedes Wort an. Die Aufgaben in diesem Quadranten sind wichtig aber noch nicht dringend. Das sind Aufgaben die schreien nicht „Ich möchte erledigt werden!“. Da kommt auch kein Vorgesetzter oder keine Kollegin und sagt „Du das könntest du aber auch jetzt erledigen.“. Nein, das sind die wirklich wichtigen Dinge die die Qualität des Lebens ausmachen. Das ist Weiterbildung, Sport, Gesundheit, Fitness, Zeit mit der Familie, Auszeit mit Erholungszeiten, strategische Planung, die persönliche Weiterentwicklung.
Die wirklich wichtigen Dinge. die vielleicht erst in einigen Jahren sogar es sich zeigt ob Sie es richtig gemacht haben. Diese Qualität, dieser Qualitätsquadrant, verhindert auch, dass Sie viele Notfälle haben. Je besser Sie ausgebildet sind, desto weniger wird der Konkurs Ihres Arbeitgebers zum Notfall weil Sie werden schnell einen neuen Job haben. Je mehr Sie sich um Ihre eigene Fitness, vielleicht sogar Gesundheit gekümmert haben, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie krank werden. Es ist nicht unmöglich aber der Krankheitsverlauf wird dann auch günstiger sein. Sie wissen was ich meine, Qualität des Lebens im zweiten Quadranten.
Die Betonung liegt, diese Aufgaben sind noch nicht dringend, das heißt wenn Sie sie nicht erledigen, dann rutschen sie hinüber in den Quadranten des Notfalls und kratzen dort ein bisschen oder klopfen an die Türe und sagen „eigentlich bin ich schon fast ein Notfall.“. Du hast für deine Fitness schon so lange nichts gemacht du kommst ja nicht einmal die drei Stockwerke ohne schnaufen hinauf. Also schauen Sie auf die Qualität – der wichtigste Quadrant.

Quadrant der Täuschung

Es gibt natürlich auch einen Quadranten wo wir uns am liebsten aufhalten, das ist eben leider nicht der Quadrant der Qualität, sondern es ist der Quadrant der Täuschung. Das sind jene Aufgaben die dringend sind, die ganz laut schreien, wo auch jemand kommt und der sagt „Du das brauche ich schnell, gestern am besten!“, die aber nicht wichtig sind. Das heißt es ist für Sie persönlich nicht bedeutsam ob Sie diese Aufgabe jetzt oder ein bisschen später oder vielleicht sogar gar nicht erledigen.
Welche Aufgaben kann man sich darunter vorstellen? Nun, Sie wissen es. Es sind fast alle Emails. Neunzig Prozent aller Emails die wir bekommen sind nicht wichtig. Sie geben uns nur aufgrund dieser digitalen Welt eine Form der Dringlichkeit die auch nicht da ist. Also es fragt uns jemand per Email etwas an und wir nehmen an das sei dringend und erledigen es sofort. Viele Besprechungen und Meetings haben einen fixen Termin, finden vielleicht sogar wöchentlich statt und wir haben uns aber gar nichts zu sagen, es hat nichts Neues gegeben. Das ist nicht wichtig. Hier kann man in einem Unternehmen auch etwas verändern. Das ist nicht immer leicht aber sehr wirksam. Bei Besprechungen zum Beispiel eine selektive Einladung, also jeder wird zu jenen Punkten eingeladen die für ihn oder für sie interessant sind. Das kann auch mal ein Randbereich sein aber bitte nicht das gesamte Meeting dort sitzen müssen, Kaffee und Kuchen zu sich nehmen, davon nicht gesünder zu werden, dann wiederum joggen gehen zu müssen, also ein Teufelstanz.
Dieser Quadrant heißt nicht um sonst der Quadrant der Täuschung. Wir täuschen uns, wir sind sehr betriebsam, wir arbeiten viel aber wir sind nicht sehr wirksam. Unser Output ist manchmal sogar ein bisschen, verzeihen Sie den Ausdruck, ein bisschen sinnlos. Also lassen Sie sich nicht täuschen, im Quadranten der Täuschung.

Quadrant der Verschwendung

Der letzte Quadrant das ist ja dann schon ziemlich leicht, das sind all jede Aufgaben die weder dringend noch wichtig sind. Jetzt werden Sie natürlich auch schon schmunzeln, so wie ich das tue. Warum machen wir das dann überhaupt? Das ist ja reine Verschwendung, und so heißt dieser Quadrant auch, es ist der Quadrant der Verschwendung. Das ist alles vom Fernsehen, wo wir noch einmal durchzappen und eine weitere Stunde uns vom Schlaf wegschnappen, bis zur Social Media, die sogenannten sozialen Netzwerke, bis zu den Social Media Aktivitäten die uns nicht loslassen.

Hier möchte ich ein bisschen eine Lanze brechen für den Quadranten der Verschwendung. 

Den können sie nicht ganz weglassen, manchmal braucht man das. Ganz einfach um die Drehzahl des eigenen Bewusstseins ein bisschen zu dämpfen muss man sich vielleicht einmal am Abend zum Fernseher fallen lassen und sich irgendeinen sinnlosen Krimi, den man am nächsten Tag schon nicht mehr weiß wie er ausgegangen ist weil man vielleicht sogar glückselig dazwischen eingeschlafen ist. Also wir brauchen Verschwendung, Menschen die keine Verschwendung zulassen sind dann meistens geizig und das wollen wir ja auch nicht sein. Verschwendung ist wirklich ein bisschen wie der Zucker. Das Süße haben wir gerne aber wir sollten nicht zu viel davon, unter Anführungszeichen, genießen.

Das waren also die vier Quadranten - Notfall, Qualität, Täuschung und Verschwendung. 

Wir bewegen uns ja sehr gerne natürlich auf der Achse der Dringlichkeit, das heißt in den Quadranten Täuschung und Verschwendung. Aber nur wenn wir uns mit den wirklich wichtigen Dingen im Quadranten der Qualität beschäftigen, dann wird uns das privat wie beruflich weiterbringen.

Ja und damit dieser Podcast für Sie auch einen Mehrwert hat möchte ich Sie einladen. 

Geben Sie sich den inneren Anstoß bei jeder größeren, manchmal auch kleineren Aktivität diese Eisenhower-Matrix vor Ihr geistiges Auge zu holen und treffen Sie immer eine Entscheidung, das muss nicht immer Richtung Qualität sein, wie schon gesagt manchmal braucht man auch ein bisschen Verschwendung, aber die Frage könnte lauten:

• „Mache ich diese Aufgabe, dieses Projekt, diese Tätigkeit weil es für meine Ziele wichtig ist oder nur weil es dringend ist?“. 
• Und wenn es dringend ist, für wen ist es dann dringend? 

Und ich kann Ihnen versprechen, dass Sie ein Gefühl von Klarheit, Ruhe und Kontrolle in Ihr Leben bekommen werden. In diesem Sinne, passen Sie gut auf sich auf, passen Sie gut darauf auf, dass Sie nicht zu oft in der Täuschung und nicht allzu oft in der Verschwendung tätig sind, sondern viel mehr im Quadranten der Qualität und das sie noch ausreichend Ressourcen haben für den ein oder anderen Notfall den das Leben für Sie vorgesehen hat.
Ich wünsche Ihnen eine schöne Zeit, alles Gute und bis zum nächsten Mal. .

Folgende Inhalte können Sie als Download von mir anfordern:

• Broschüre zum Thema Zeitmanagement
• Die Präsentation als PPT oder PDF
• Gerne sende ich Ihnen ein Angebot für ein erstes Team-Training zum Thema Zeit- und Ressourcenmanagement

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