Meeting: Gemeinsam Zeit verschwenden?

Meetings ohne Moderation bringen meistens keine Ergebnisse. Die Teilnehmer sind frustriert, wenn es keine Agenda gibt und wenn keine Ziele erreicht werden. Ein Moderator kann wahre Wunder bewirken, indem er Ziele klärt, eine Agenda vorbereitet, auf Diskussionsregeln achtet und das Meeting zielorientiert, aber auch flexibel leitet.

Als Moderator ein Meeting leiten

In der Praxis ist meist nicht die Zeit für eine umfassende Vorbereitung oder besser (ehrlicher?) gesagt, man nimmt sie sich nicht. Der Preis dafür ist in der Regel hoch. Die Zusammenkunft dauert länger als geplant und es kommt nichts oder nicht viel (zumindest nichts Konkretes) dabei heraus. Dabei ist eine gute Vorbereitung (mindestens!) „die halbe Miete“ für den Erfolg einer Besprechung. Zu einer guten Vorbereitung gehört zunächst, für sich zu klären, ob man von der zu moderierenden Gruppe überhaupt als Moderator akzeptiert wird! Bestehen diesbezüglich Zweifel, sollte man für Akzeptanz (z.B. durch offizielle „Berufung“) sorgen oder die Aufgabe nicht wahrnehmen.

Die Minuten vor dem Meeting

Zu einem positiven Einstieg ist es wichtig ein angenehmes Klima für die gemeinsame inhaltliche Arbeit zu schaffen. Das geht in aller Regel vor dem offiziellen Beginn leichter als danach. Ziel dieser Phase ist es, die Teilnehmer auch psychisch „da sein“ zu lassen.

Es ist wichtig, pünktlich zu beginnen.

Ist die Veranstaltung für 9.00 Uhr angesagt, so beginnt diese auch um 9.00 Uhr und nicht um 9.05 Uhr oder 9.12 Uhr. Die Anwesenden waren pünktlich und das muss belohnt werden!

Wir wissen nicht wohin wir wollen, das aber mit voller Kraft

Das gemeinsam formulierte Ziel wird zum Thema visualisiert und ist somit der „rote Faden“ für die Bearbeitung und damit für die Leitung/ Moderation der Veranstaltung.

Verbindliche Spielregeln schaffen

Jede Zusammenarbeit sollte immer in einem geregelten Rahmen ablaufen. Dazu empfiehlt es sich, vor Beginn der eigentlichen Arbeit gemeinsam in der Gruppe einige Spielregeln zu erarbeiten und diese durchzusprechen.

• Ausreden lassen.
• Aktive Mitarbeit
• Andere Meinungen tolerieren
• Akzeptieren von Kritik
• Zeit im Blick behalten

Der Moderator ist dafür verantwortlich, dass die Gruppe zu einem Ergebnis kommt, nicht aber für dessen Qualität aus seiner Sicht.

Ein Moderator muss eine Gruppe und den Prozess leiten bzw. führen, indem er sich als Prozessgestalter und Helfer einbringt und somit seine eigenen Meinungen, Wertungen und Ziele zurücksteckt.

Ein Moderator steuert den Arbeitsprozess in einem Meeting. Er trägt Verantwor-tung für die methodische Gestaltung und sorgt unter Einbeziehung der Teilneh-mer zielgerichtet für ein Ergebnis. Ein Meeting ist gekennzeichnet durch die In-teraktion zwischen Moderator und Teilnehmern und durch die Beziehungen des Moderators sowie der Teilnehmer zu den Zielen/Inhalten.

Diese Interaktionen sind in der Regel von einer hohen Dynamik. DieAufgabe als Moderator besteht darin, alles in einer Balance zu halten, das heißt, die in einem Meeting eventuell entstehenden Ungleichgewichte auszubalancieren und auch die eigene Rolle immer einduetig zu definieren: Entweder verbal darauf hinweisen ("Ich möchte inhaltlich dazu beitragen, ...) oder durch Handlungen klar machen (als Moderator beim Flipchart stehen, als Teilnehmer am Meetingtisch sitzen).

Den roten Faden nicht verlieren

Ist ein Redebeitrag zu Ende, so fassen Sie diesen Standpunkt in kurzen Sätzen zusammen und achten Sie darauf, dass alle Teilnehmer den roten Faden behalten.

• Ein Redner führt seinen Standpunkt sehr ausschweifend aus, schweift vom Thema ab oder drückt sich sehr unklar aus. Am Ende wissen die Diskussionspartner nicht mehr, auf welchen Aspekt sie eingehen sollen - oder schweifen gar selbst völlig vom Thema ab.

Wenn die Teilnehmer beginnen sich zu wiederholen, weisen Sie darauf hin, dass Frau Huber dieses Argument bereits gebracht hat und fragen Sie nach, ob der Diskussionsteilnehmer noch Punkte vorzutragen hat, die bislang noch nicht genannt wurden. Damit soll vermieden werden, dass sich das Gespräch ab einem bestimmten Zeitpunkt nur noch im Kreis dreht.

Jede Moderation muss ein Ende finden, das alle zufriedenstellt

Auch dies ist Ihre Aufgabe als Moderator und manchmal die schwierigste, weil Sie jetzt die Ergebnisse der Diskussion auf einen Punkt zulaufen lassen müssen. Damit dies gelingt, empfiehlt es sich:

• Zwischenergebnisse zu formulieren, indem Sie Aussagen der Gruppe aufgreifen. „Ihre Meinungen treffen sich in einem Punkt…“ oder „Wir stellen alle fest: In diesem Punkt beziehen wir zwei unterschiedliche Positionen…“
• Zwischenergebnisse zu einem Endergebnis führen. „Lassen Sie uns diese Idee vertiefend erörtern…“
• Zwischenergebnisse ruhen lassen. „Diese unterschiedlichen Positionen werden wir heute nicht einen können. Deshalb schlage ich vor, wir beschäftigen uns jetzt mit der Frage…“
• Zustimmung abfragen. „In unserer Diskussion haben wir folgendes Ergebnis erarbeitet… Sind Sie alle mit diesem Ergebnis einverstanden?“
• Ergebnis notieren. Halten Sie das Ergebnis an der Pinnwand fest und lassen Sie es ins Protokoll aufnehmen. 

Eine Besprechung ist nur so gut wie ihr Protokoll

Am Ende des Meetings haben Sie als Moderator einen Maßnahmenplan entwickelt, eine Zusammenfassung der Ergebnisse formuliert und die nächsten Schritte festgehalten. Sie haben alle Diskussionsbeiträge visualisiert oder für das Protokoll mitgeschrieben. Gegebenenfalls haben Sie auch ein Fotoprotokoll erstellt, also alle Flipcharts, Pinnwände mit Karten und Tafel- oder Whiteboardanschriebe fotografiert.

Der Nutzen eines Protokolls

• Immer wieder kann es vorkommen, dass Mitarbeiter aufgrund andere Termine oder Krankheit selbst nicht an einer Besprechung teilnehmen können, der sie eigentlich beiwohnen sollten. Damit in diesem Fall aber nicht andere Mitarbeiter „Buschfunk“ betreiben müssen und halbe oder gar verfälschte Informationen an den Mitarbeiter, welcher nicht an der Besprechung teilgenommen hat, weitergeben, sollte ein Protokoll vorliegen.
• Außerdem gibt es immer wieder Situationen, in denen auch Externe und Dritte mit Hilfe eines Protokolls Wissen über die Lage bestimmter Sachverhalte erlangen können.
• Neben dieser Funktion zur Informationsweitergabe können Protokolle auch Hilfsmittel sein, um innerhalb ihres Unternehmens Lernprozesse zu fördern und damit eine effektive Retrospektive zu ermöglichen.

Moderation ist mehr als nur ein Werkzeug für effektive Meetings. Wer die Methode wirklich beherrscht, erzielt in Diskussionsrunden bessere Ergebnisse und spart jede Menge Zeit und Nerven.

Moderation ist kein Mittel, um "fertige Konzepte" an Mitarbeiter zu "verkaufen" oder um ihnen unbequeme Entscheidungen "unterzujubeln". Im Gegenteil, ihre Qualität liegt in der Teamdynamik: Das Selbstdarstellungs- und Profilierungsstreben Einzelner ordnet sich der Gruppe unter. Missverständnisse und Rivalitäten werden geklärt. Moderation führt meiner Einschätzung nach dazu, dass die Teammitglieder das Erarbeitete als gemeinsames Ergebnis betrachten.

Folgende Inhalte können Sie als Download von mir anfordern:

PDF-Dokument als Kurzinfo
Die Präsentation als PPT oder PDF

Senden Sie mit Ihre Anfrage per Mail oder als Nachricht - ich melde mich zuverlässig bei Ihnen.

Ich bitte um Verständnis, dass anonyme "Unterlagensammler" von mir abschlägig beantwortet werden. Die Angabe einer Telefonnummer kann die Kontaktaufnahme deutlich erleichtern. Unterlagen über die Modulinhalte dürfen für die eigene Nutzung verwendet werden. Alle Rechte (insbesondere Urheberrechte) an den Unterlagen sind zu beachten. Manche der Unterlagen sind an die Teilnahme in meinen Kursen geknüpft.

Share this