Die Zeit ist nicht Ihr Problem. Weil keine Zeit ist immer.

Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Diesen Effekt kann man sich aber auch zu Nutze machen, indem man sich die Aufgaben die man erfahrungsgemäß gerne mal in die Länge zieht, bewusst so legt dass man nicht zu viel Zeit für deren Erledigung hat. Zum Beispiel kurz vor der Pause oder kurz vor Feierabend. Hat man Mitarbeiter und Aufgaben zu delegieren, sollte man das Parkinson-Gesetz ebenfalls kennen und sich zu Nutze machen. Beim Übertragen einer Aufgabe empfiehlt es sich also, immer auch ei-nen realistische Endtermin bzw. Zeitraum für deren Erledigung festzulegen.

Die wichtigsten Methoden für Ihr persönliches Zeitmanagement.

Die Tomaten-Arbeitseinheit

Hierbei handelt es sich um die vom Italiener Francesco Cirillo entwickelte Pomodoro-Technik. Pomo-doro ist italienisch und heißt Tomate. Der Name rührt daher, dass Cirillo für seine Technik eine Eieruhr zu Hilfe nahm und diese die Form einer Tomate hatte.
Cirillo unterteilt in Arbeitseinheiten von jeweils 25 Minuten – weil sich seine Tomaten-Uhr bis 25 Mi-nuten einstellen ließ. Nach jeder Arbeitseinheit folgt eine Kurzpause von 5 Minuten.
Nach drei Einheiten empfehle ich eine längere Pause von ca. 15 Minuten.

25 Minuten konzentriert arbeiten

Arbeiten Sie voll konzentriert und ohne Unterbrechung, bis die Tomate klingelt. Lassen Sie keine Stö-rung zu. Wenn Sie unterbrochen werden, müssen Sie leider abbrechen und die 25-Minuten-Einheit von vorne beginnen.
Falls Ihnen in dieser Pomodoro-Einheit etwas Wichtiges einfallen sollte, das Sie später erledigen wol-len, schreiben Sie es stichwortartig auf einen Zettel und arbeiten dann gleich weiter.

Pause einlegen

Nach jeder Pomodoro-Einheit von 25 Minuten legen Sie eine kurze Pause bzw. Rast ein, um die fünf Minuten wäre eine passende Dauer. Gehen Sie ein paar Schritte, machen Sie eine kurze Meditations-übung oder plaudern Sie mit einem Kollegen. Die Pause sollte nichts mit der Arbeitstätigkeit zu tun haben.

Der Fokus bei einer Tätigkeit führt zum Erfolg.

Auch wenn dies nicht für alle Arten von Tätigkeiten eintreffen wird, meine Empfehlung lautet: Probie-ren Sie die Pomodoro-Technik einfach einmal aus, wenn Ihre Form der Arbeit sich - zumindest teilweise - in 25-Minuten Cluster einteilen lässt.

Alpen-Methode: So plant man den perfekten Tagesablauf

Die Alpen-Methode ist ein praktisches Tool, um die eigenen Aufgaben des Tages richtig einzuteilen. Dazu geht man in den folgenden fünf Schritten vor, deren Anfangsbuchstaben zusammengesetzt den Begriff „ALPEN“ ergeben.
Die Alpenmethode wird bei Menschen gut funktionieren, die sich von Haus aus gut organisieren kön-nen. Bei Menschen mit wenig Selbstdisziplin und leichter Ablenkbarkeit wird diese Methode an ihre Grenzen stoßen (fehlende Fremdkontrolle). Außerdem kann die Alpenmethode nur sinnvoll angewendet werden, wenn Sie frei über die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit entscheiden können.

Sehr rasch lässt sich die ALPEN-Methode mit jedem elektronischen Kalender umsetzen, weil damit schon einige Punkte grafisch sichtbar gemacht werden können:

• Aufgabe selbst als Termin im Kalender
• Länger der Aufgabe ist mit dem Termin fixiert
• Pufferzeiten sind im Kalender leicht erkennbar
• Entscheidung bzgl. Priorität kann durch Farben gestaltet werden
• Nachkontrolle kann im Terminelement eingetragen werden

Das Pareto Prinzip (Die 80:20-Regel) im Zeitmanagement

Der italienische Ökonom und Soziologe Vilfredo Federico Pareto (1848-1913) formulierte das nach ihm benannte Pareto-Prinzip, wonach wir in 20% der Zeit 80% der Ergebnisse erzielen können. Er entdeckte das Pareto-Prinzip zum ersten Mal Anfang des 20. Jahrhunderts, als er in Italien herausfand, dass 20 Prozent der Familien über 80 Prozent des Volksvermögens verfügen.
Für das Arbeits- und Zeitmanagement bedeutet das Pareto-Prinzip: Wenn Sie Ihre Zeit optimal nutzen wollen, müssen Sie wissen, dass üblicherweise 20% Ihrer Tätigkeiten und Aufgaben so entscheidend sind, dass Sie damit bereits 80% des gesamten Erfolges Ihrer Arbeit erzielen können. Für Ihr Zeitmanagement bedeutet das, dass die übrigen 80 Prozent der Zeit lediglich noch 20 Prozent des Ergebnisses erbringen. Das Verhältnis von Ertrag und Aufwand beträgt unter diesem Blickwinkel 80 zu 20. Aus diesem Grund wird das Pareto-Prinzip auch 80:20-Regel genannt.

Bei dieser Zeitmanagement-Methode besteht die Herausforderung darin, die entscheidenden 20 Prozent des Aufwandes identifizieren zu können. Besonders bei neuen Aufgaben und Projekten ist das relativ schwierig.
Gleichzeitig ist das Pareto-Prinzip ein Hilfsmittel gegen Perfektionismus. Häufig reichen nämlich bereits 80 Prozent des Ergebnisses, um den Chef oder den Kunden zufrieden zu stellen.

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