Präsentationen foltern mit PowerPoint

Erfolgreiche Präsentation trotz PowerPoint.

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Es gibt einen Leitsatz den man in fast jedem Rhetorikbuch nachlesen kann: „Sprechen sie während Ihrer Präsentation einen zusätzlichen Sinneskanal an. Dadurch erhöhen Sie den Anteil an Informationen der wirklich ankommt und die Wirkung Ihrer Worte steigert sich.“
Also wenn Sie die Ohren ansprechen, durch die gesprochene Sprache, ist es sehr schön wenn Sie noch eine Grafik oder ein Bild übermitteln können, um damit das Auge als weiteren Sinneskanal anzusprechen. Und seit 1968 der erste Overheadprojektor auf der Bildungsmesse didacta vorgestellt wurde, haben wir auch ein entsprechendes Instrumentarium zur Verfügung und Millionen von Folien wurden zumeist gezeichnet. 

Zwanzig Jahre später, 1987, erwarb ein gewisser Herr Bill Gates die Rechte an PowerPoint. Seitdem entwickelt sich dieses Programm, mit einem Marktanteil von 95 Prozent, zum idealen Folterinstrument für alle Zuhörer. Circa 400 Millionen PowerPoint-User gibt es weltweit und die Zahl erhöht sich täglich. Jeden Tag werden ca. 40 Millionen Business-Präsentationen erstellt und einem schweigenden Publikum vorgetragen.
Genau in diesem Moment finden wahrscheinlich ein bis zwei Millionen Präsentationen statt und der überwiegende Teil ist grottenschlecht. „Death by PowerPoint“ – solche einschläfernden Vorträge nennt man „Tod durch PowerPoint“. Sie vergeuden Arbeitszeit und stellen in der Berufswelt eine der schlimmsten Foltermethoden für Manager, Mitarbeiter und manchmal sogar für Kunden dar.

Ihre jüngste Präsentation.

Wenn Sie an Ihre letzte Präsentation denken, die Sie gehört haben, welches Bild erscheint vor Ihrem geistigen Auge? Ist es der Vortragende, der sich immer den Folien zuwendet und dort eine Leseübung veranstaltet? Der vorliest was auf den Folien ohnehin schon drauf steht. Oder die Vortragende die Ihnen die Handouts bereits vorab übermittelt hat? Die sie vor Ihrem Vortrag austeilen lässt damit Sie mitschreiben können. Aber Sie müssen gar nichts mitschreiben, weil es steht fast jeder Satz wortwörtlich auf den Folien, die Sie als Handout schon bekommen haben. Irgendwann stellen Sie sich dann die Frage: „Worum horche ich diesem Vortrag überhaupt zu?“. Es gibt ja hier nichts Neues. Oder haben Sie als letztes einen Vortrag gehört, oder vielleicht sogar selbst gehalten, der der 10/20/30-Regel gefolgt ist? Davon werden wir später noch einmal hören. Oder der einen roten Faden durch die wenigen Folien, die er benötigt hat, durchgezogen hat. Wo man erkannt hat wo ist man jetzt gerade im Geschehen und jede Folie war klar lesbar und der Mehrwert kam durch den Vortragenden und vielleicht war dieser Vortragende gerade Sie. Also schauen wir uns einmal ein paar Grundlagen für eine gelungene Präsentation trotz PowerPoint an.

Sie können über alles reden, außer über 20 Minuten.

Das erste was ich immer sage: Sie können über alles reden, Sie können natürlich über jedes Thema reden, aber Sie können über alles reden, außer über 20 Minuten. Das ist das Limit, mehr Aufmerksamkeit bekommen Sie von Ihrem Publikum nicht. Wenn Ihr Vortrag deutlich länger sein muss, weil das Thema so umfangreich ist, dann halten Sie sich bitte trotzdem an die 20-Minuten-Regel. Und fliegen Sie nach 15, 18, 20 Minuten eine Wiederholungsschleife, wo Sie nochmals zusammenfassen, wo Sie dem Publikum die Chance geben ein bisschen inne zu halten und das eben gehörte kurz zu verarbeiten. Aber im Regelfall kommen Sie locker mit den 20 Minuten aus. Und wenn nicht, dann bitte kürzen, kürzen, kürzen. Das ist die Hauptdevise bei einem guten Vortrag. So wie es Goethe schon gesagt hat bei einem Brief den er geschrieben hat: „Es tut mir leid, dass mein Brief heute so lange geworden ist. Ich hatte nicht genügend Zeit ihn entsprechend kurz zu fassen.“ Sich kurz fassen ist eine Kunst.

Erfolgsformel 10-20-30

Und damit kommen wir automatisch zur zweiten Zahl, eigentlich der ersten Zahl bei 10/20/30. 10 Folien, mehr brauchen Sie nicht, mehr dürfen Sie auch nicht brauchen. Sonst wird es ja eine Folien-Schlacht. Dann sind die Folien wichtig und nicht Sie und der Mehrwert, den Sie als Vortragende oder als Vortragender leisten wollen und auch leisten müssen, geht dann gegen Null. Also 10 Folien für 20 Minuten.

Je weniger desto besser

Jetzt kommt noch eine Erschwernis hinzu: Was darf auf den Folien stehen? So wenig wie möglich in so großer Schrift wie irgendwie möglich, im Minimum 30 Punkt. Also 10 Folien in 20 Minuten, jede Folie hat eine Schriftgröße von mindestens 30 Punkt.

Ich hab hier ein Beispiel Ihnen mitgebracht wo Sie eine 11 Punkt Schrift als Referenz sehen, das ist jene Schrift mit der Sie normalerweise in Word oder in Ihrem E-Mailprogramm schreiben. Dann kommt darunter die 30 Punkt-Schrift, die ist gar nicht so groß oder? Und dann sehen Sie eine wirklich mächtige Schrift mit 72 Punkt. Das darf auch die Zielsetzung sein. Groß und plakativ, 10/20/30.

10 Folien heißt volle Konzentration.

Sowohl in der Erstellung der Folien, Sie konzentrieren sich auf diese 10 Folien, mehr machen sie nämlich nicht. Nicht so ein Überhang an Folien wo man alle 30 Sekunden einmal weitertippt und damit kann auch Ihr Publikum sich konzentrieren. Und wahrscheinlich wird Ihr Publikum den Großteil der Folien in Erinnerung behalten. Weil es sind eben nur 10 Folien. Und die 20 Minuten – warum 20 Minuten? Das ist die Aufmerksamkeitsgrenze, die wir alle irgendwie eingebaut haben. Nach 20 Minuten fragen wir uns: „Muss das noch lange gehen?“. Also überfordern Sie Ihr Publikum nicht, genauso wenig sollten Sie Ihr Publikum überfordern mit zu kleiner Schrift.

Mut zur Größe.

Also 30 Punkt, haben wir schon festgestellt ist eigentlich gar nicht so groß.

Und wie teilen Sie diese 10 Folien auf?

Welche Struktur geben Sie Ihrem Vortrag? Das ist ganz einfach, jeder der in die Schule gegangen ist weiß es. Wie ist ein Aufsatz zu schreiben? Ja, richtig – Einleitung, Hauptteil und Schluss. Was ist besonders wichtig? Jeder Teil, aber Einleitung und Schluss brauchen besondere Aufmerksamkeit. Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck – gilt für die Einleitung. Und was zum Schluss kommt bleibt haften. Und dazwischen kommen Zahlen, Daten und Fakten und eine Story, also eine Geschichte. Der rote Faden, der sich durchzieht durch Ihre gesamte Präsentation. Wo Sie immer wiederrum Rückgriffe nehmen können, wie bei einem guten Krimi von Hitchcock der uns auch diesen roten Faden, in 90 Minuten, vor uns ausbreitet. Und Sie machen dasselbe in 20 Minuten mit acht Folien, haben Sie Zahlen, Daten, Fakten und Ihre Story erzählt um dann zum Schluss zu kommen.

Was brauchen Sie nicht?

Eine Begrüßungsfolie brauchen Sie nicht.
Eine Schlussfolie mit „Danke für Ihre Aufmerksamkeit.“ brauchen Sie nicht.
Das können Sie alles auf der Tonspur viel schöner sagen.

Wirken Sie am Beginn Ihrer Präsentation.

Damit die Begrüßung ungestört über die Bühne geht, es gibt eine 11. Folie. Eigentlich eine nullte Folie, ich benenne Sie auch immer in PowerPoint mit „Null“, weil Sie ist nur schwarz. Ich weiß schon es gibt bei PowerPoint die Möglichkeit mit der Taste „B“ wie „Black“ auf schwarz zu setzen, aber jetzt sind die angenommen der dritte Vortragende bei einem größeren Meeting, bei einem Voraus-Meeting, bei der Jahrestagung, wie auch immer, alle Präsentationen sind auf Notebook und Ihre Präsentation wird vom Moderator gleich einmal aufgerufen. Er ist zuvorkommenden, oder sie, und was passiert? Ihre erste Folie erscheint. So schnell können Sie gar nicht auf der Bühne sein und auf „B“ drücke, „B“ wie „Black“. Der gesamte Effekt verpufft. Wenn Sie hingegen eine schwarze Folie als erstes haben, können Sie beruhigt und gelassen auf die Bühne gehen, beginnen mit Ihrer Begrüßung ganz souverän und klicken dann mit dem Präsentator weiter. Und dann kommt Ihre Einstiegsfolie.

Vorbilder für Ihre Präsentationen.

Wie immer gibt es natürlich auch Vorbilder. Für viele ist er ein Vorbild, oder das Vorbild von innovativer Präsentation und das ist oder war Steve Jobs, Apple-Begründer und insbesondere bei der Einführung des iPhones hat er wieder einmal geglänzt. Sie sehen seine Folie besteht aus drei Icons und heute würde man nicht einmal mehr den Text darunter brauchen. Zur damaligen Zeit war das noch notwendig, um zu erklären worum es geht, heute haben wir das alles gelernt weil wir haben ja schon iPhones oder ähnliche Smartphones vor uns wo genau diese Icons drauf sind. So minimalistisch kann eine Folie sein und einen Beifallssturm auslösen.

Ist diese Folie von Steve Jobs schon perfekt?

Ja, sie ist wahrscheinlich schon perfekt. Was macht so eine perfekte Folie aus? Es ist wie bei gutem Design, eine Folie ist dann perfekt wenn Sie trotz langem Nachdenkens nichts mehr weglassen können. Wenn jedes einzelne Element auf dieser Folie sein muss um entsprechenden Tiefgang zu haben, sehr gerne werden dafür Bilder verwendet.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, das stimmt natürlich, und Bilder sind gefährlich. Weil Bilder ziehen die gesamte Aufmerksamkeit auf sich. Das heißt Sie als Präsentatorin, als Präsentator, sind dann im Hintergrund, obwohl Sie noch immer vorne stehen, alle schauen auf das Bild und versuchen das Bild zu interpretieren. Da geht Zeit drauf, da geht Zeit verloren, und manchmal auf Aufmerksamkeit wenn das Bild nicht passt. Also wenn es so ein 08/15-Bild ist, wie bei Vertragsgesprächen zwei Leute die sich die Hände schütteln, das haben wir schon tausend Mal gesehen. Bitte etwas mehr Kreativität. Sie können natürlich Stockfotos verwenden, dann müssen Sie halt ein bisschen länger suchen.

Mein Beispiel das ich gewählt habe zu diesem Beitrag zeigt einen Mann der eher desinteressiert schaut aber wahrscheinlich gerne ein Kreativer ist oder wäre. Er hat eine Brille auf, eine Sonnenbrille, glaube ich, mit grünem Rand, aber er schaut total fadisiert. Vor ihm steht dieser Projektor der offensichtlich eine PowerPoint-Präsentation überträgt und genau das ist heute unser Thema. Dieses Bild trifft das Thema hoffentlich für Sie auch sehr, sehr gut.

PowerPoint sparsam einsetzen.

Wenn wir schon bei Kreativität sind, da werden sehr gerne Übertreibungen gemacht. Hereinfliegende Folien, sich Buchstabe für Buchstabe aufbauende Texte, oder gar das so beliebte nacheinander Einblenden der Bulletpoints und dann vergisst man noch auf die Taste zu drücken. Das ist von vorgestern, das will niemand mehr sehen. Das würde auch ein Steve Jobs niemals machen. Also Animation – fast gar nicht.

Animation möglich und sinnvoll.

Es gibt natürlich einen Bereich wo Sie Animation machen können, machen sollten, und das sind bei Zahlengrafiken. Zahlen sollte man ja immer in einer Grafik darstellen. Ohne Zahlen, ganz einfach die Grafik. Die Zahlen können Sie dann auf der Tonspur ganz einfach mitliefern, die dürfen sie auch gerne vom Blatt ablesen. Das kann man lernen von Nachrichtensprecherinnen und Nachrichtensprechern. Die haben ja alles was sie sagen auf einem sogenannten Teleprompter. Also auch die Zahlen, Wahlergebnisse, Weitsprung-Weltrekord, wie ist das letzte Champions League Match ausgegangen und so weiter. Und trotzdem, Zahlen, Daten, Fakten lesen diese Sprecher immer vom Blatt ab.

Weil wir als Zuseher mehr Vertrauen haben in die Richtigkeit der Zahlen wenn Sie abgelesen werden. 

Also können auch Sie dann diese Zahlen vom Blatt ablesen. Aber sie stehen nicht auf den Folien, aber die Folien können animiert werden. Stück für Stück baut sich dann diese Grafik auf. Eine solche animierte Grafik ist natürlich egal wie viele Folien Sie dafür verwenden immer nur eine Folie. Eine von Ihren acht Inhaltsfolien vom Hauptteil.

Die letzte Folie bleibt in Erinnerung.

Dann, nach der Einstiegsfolie, nach den maximal acht Folien des Hauptteils, kommen Sie schon zum Schluss und der Schluss ist wiederum genau eine Folie. Sie können einen Appell, und das ist ein Schluss fast immer, ein Appell an den Kunden, ein Appell an die Geschäftsleitung, ein Appell an Ihr Team, an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder ein Appell an Sie selbst: „Was mache ich als nächstes.“, ein Appell an das Team das mit Ihnen das Projekt begleitet. Eine Folie Appell und dann? Dann sind sie fertig.

Was kommt dann noch? Ja dann ist der letzte Schritt. 

Es gibt natürlich immer auch die Handouts des Vortrages und die gibt es immer nach dem Vortrag. Niemals vor, während, oder überhaupt vorab per E-Mail geschickt, damit jeder schon weiß wie Ihre Inhalte aufgebaut sind und sich bereits dagegen wappnen kann – kommt nicht in Frage. Das heißt danach gibt es Handouts aber wiederum mit Mehrwert. Am Beispiel der Zahlengrafiken, natürlich müssen Sie dann die echten Zahlen unterhalb der Grafik anführen. Natürlich werden Sie nicht die gesamt Animation als Handout mitschicken sondern nur die eine Folie die alles beinhaltet.

Sie merken schon, es ist gar nicht so viel.

Also 10 Folien erstellen, das kann doch nicht so schwer sein.  Die glühendsten Verfechter von PowerPoint sind meistens nur die Referenten, die Vortragenden. Selten die Zuhörer.

 Und wann immer ich einen Teilnehmer in meinen Rhetorik-Seminaren befrage: „Wie war denn der Vortrag des letzten Redners, der letzten Rednerin der Sie sehr begeistert hat?“ dann war es zumeist ein Vortrag ohne PowerPoint.

In 9 von 10 Fällen war es eine freie Rede die uns begeistert. 

Weil Menschen überzeugen und nicht technische Hilfsmittel. Aber ich glaube das ist in diesem Podcast als Botschaft auch angekommen. Eine Präsentation unterstützt den Vortragenden, niemals umgekehrt. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, die einem PowerPoint richtig eingesetzt trotzdem liefern kann, clever und im Sinne Ihrer Ziele.
Weil Sie stecken ja auch einen Löwenanteil Ihrer Energie in eine Produktentwicklung, die Ausarbeitung einer Idee, in die Erstellung eines Angebots für einen Kunden aber einen nur ganz kleinen, oftmals kläglichen Rest davon in die Präsentation Ihrer Arbeit.

Doch was passiert ohne gelungene Präsentation? 

Sie werden den Kunden nicht gewinnen. Sie werden die Projektleiterin nicht überzeugen. Sie werden Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht begeistern. Sie werden weniger erfolgreich sein. Also beginnen Sie bitte umzudenken. Weil die tollsten Ideen bringen nichts wenn sie aus Mangel an Zustimmung niemals in der Phase der Umsetzung kommen.

Um diese Phase der Umsetzung geht es. 

Weil dafür müssen Sie Menschen begeistern und Menschen begeistern Menschen. Und das erreichen sie sehr selten durch rein sachliche Information, durch Bulletpoints in PowerPoint. Das erreichen Sie durch Emotionen die Sie als Vortragender rüberbringen und dann darf etwas abseits hinter Ihnen, nicht zentral hinter Ihnen, noch ein Bild, eine Grafik, und so weiter dazu kommen. Ihren Vortrag unterstützend.

Ich freue mich auf Ihr Feedback, und ich freue mich natürlich auch den Einen oder die Andere in einem individuellen Coaching bei mir begrüßen zu dürfen. 

Und es geht um eine einzige Sache: 

Ihre Präsentationen sollten so gut werden wie Ihre Ideen heute schon sind. 

In diesem Sinne, alles Gute, viel Erfolg mit der nächsten Präsentation. Nehmen Sie sich diese wenigen Punkte umso intensiver zu Herzen und werden Sie noch erfolgreicher. Bis zum nächsten Mal, Ihr Michael Holub.

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Die Präsentation als PPT oder PDF

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